Espoon kaupungin rekrytointipalvelu on videohaastatteluiden konkari kuntasektorilla. Espoo nähdäänkin modernien näkemysten ansiosta kiinnostavana ja nykyaikaisena työnantajana.
format_quote”Meillä Espoossa on tehty lähes 400 videohaastattelua vuodesta 2016 ja niihin on vastannut kaiken kaikkiaan noin 3000 hakijaa, eli meillä on todella vahva kokemus Recrightin videorekrytointityökalusta” —Espoon kaupungin Henkilöstöpalveluiden rekrytointiasiantuntija Paula Åkerlund
”Meillä Espoossa on tehty lähes 400 videohaastattelua vuodesta 2016 ja niihin on vastannut kaiken kaikkiaan noin 3000 hakijaa, eli meillä on todella vahva kokemus Recrightin videorekrytointityökalusta” —Espoon kaupungin Henkilöstöpalveluiden rekrytointiasiantuntija Paula Åkerlund
Positiivisen työnantajamielikuvan vahvistamiseksi ei ole yhdentekevää, millaisena kunta-alan toimijat näyttäytyvät työnhakijoiden silmissä. Kunnat haluavat olla samalla viivalla yritysten kanssa ja kilpailla näiden kanssa samoista osaajista. Parhaiden työntekijöiden tavoittelussa on ensiarvoisen tärkeää pyrkiä olemaan innovatiivinen edelläkävijä kaikessa toiminnassa, myös rekrytoinnissa. Se tapahtuu muun muassa suhtautumalla ennakkoluulottomasti uuteen teknologiaan ja moderneihin työkaluihin kuten videohaastateluihin.
Kunnat kisaavat vetovoimasta niin yritysten kuin myös muiden kuntatoimijoiden kanssa aikana, jolloin työelämä ja siihen kohdistuvat odotukset muuttuvat nopeammin kuin ehkä koskaan aikaisemmin. Haasteena on muun muassa miten tuoda esille kunnan positiivista virettä ja kehittää kilpailukykyistä työnantajamielikuvaa. Näihin asioihin ovat perehtyneet Suomen toiseksi suurimman kaupungin Espoon Henkilöstöpalveluiden ammattilaiset, joilla on jo pitkällinen kokemus videohaastattelujen käytöstä.
”Meillä Espoossa on tehty lähes 400 videohaastattelua vuodesta 2016 ja niihin on vastannut kaiken kaikkiaan noin 3000 hakijaa, eli meillä on todella vahva kokemus Recrightin videorekrytointityökalusta”, kertoo Espoon kaupungin Henkilöstöpalveluiden rekrytointiasiantuntija Paula Åkerlund.
Åkerlundin mukaan videohaastattelut ovat toimineet erittäin hyvin niissä rekrytointiprosesseissa, missä työkalua on käytetty. Myös HR-palvelut kokevat videohaastatteluiden käytön tehostavan toimintaansa. Välillä prosesseihin osallistuu ihmisiä eri puolilta organisaatiota ja työryhmät voivat olla suuria, joten yhteisen ajan löytäminen on ollut haasteellista puhumattakaan hakijan aikataulun sovittamisesta työryhmän aikatauluihin. Juuri tässä Recrightin videohaastattelutyökalu näyttääkin voimansa, sillä yksi sen merkittävimpiä hyötyjä ovatkin juuri kustannustehokkuus ja ajansäästö.
Espoon kaupungin ja Recrightin yhteistyö käynnistyi loppuvuodesta 2014 parin kuukauden testivaiheella. Heti sen perään alkuvuodesta 2015 aloitettiin noin puolen vuoden mittainen pilotointijakso. Samoihin aikoihin Espoossa tutkailtiin myös muuta pelikenttää ja testailtiin kilpailevia tuotteita. Loppuvuodesta käynnistyi kilpailutus ja vuoden 2016 alusta Espoossa ryhdyttiin käyttämään pysyvästi Recrightin palveluja.
Recright valittiin kilpailutuksen tuloksena muun muassa sen käytettävyyden vuoksi sekä siksi, että yhtiöllä oli tarjota tukipalvelut Suomesta käsin.
“Kannustan ilman muuta ensin vaikka testikäyttöön. Voin taata sen, ettei paluuta entisiin toimintatapoihin enää ole. Hakijoiden esikarsintatyökaluna tämä on aivan ehdoton”, kehuu Paula Åkerlund.
Espoon kaupungilla on keskitetty rekrytointipalvelu. Espoon Henkilöstöpalvelut koordinoivat kaikkia kaupungissa tehtäviä rekrytointeja, mikä puolestaan on edesauttanut videohaastattelutyökalun laajaa käyttöönottoa yli organisaatioiden. “Kuljemme koko rekryprosessin ajan esimiehen tukena. Käytämme järjestelmää hakijoiden esikarsintatyökaluna ja kesätyöhauissa monipuolisemmin”, Åkerlind kertoo.
“Käytännössä prosessi käynnistyy siitä, kun haku tiettyyn tehtävään on alkanut ja siinä on päätetty käyttää videohaastattelua. Rekrytoivalle esimiehelle avataan Recrightiin videohaastattelutila ja hän saa siitä itselleen linkin järjestelmään. Esimiehiä kannustetaan tekemään kysymysvideonsa itse, jolloin saadaan persoonaa peliin ja oikeampi kuva haettavasta tehtävästä. Kun videot ovat valmiina, hakijat laitetaan järjestykseen yhteistyössä rekrytoivien esimiesten kanssa. Sen perusteella määrittelemme ketkä hakijoista kutsutaan henkilökohtaiseen haastatteluun”, Paula Åkerlund valottaa prosessin eri työvaiheita.
Kokemuksen perusteella videohaastattelun kysymysten tulee olla selkeitä ja lyhyitä suhteutettuna työtehtävän vaativuuteen. Sopiva kysymysten määrä on noin kolmesta neljään kysymystä. Parhaassa tapauksessa kysymysten esittäjänä toimii rekrytoiva esimies, joka antaa kasvot rekrytoinnille, mutta samalla myös totuudenmukaisen kuvan niin itsestään kuin itse tehtävästä.
Kysymysten on hyvä olla hakijan persoonaan ja substanssiin liittyviä. Hakijaa voi myös hieman haastaakin, tehtävätason mukaisesti. Esimerkiksi HR-viestintäpäällikköä haettaessa voidaan kysyä: “Kuvaile onnistunutta HR-viestintää?”. Muita huomionarvoisia asioita videohaastattelua arvioitaessa ovat muun muassa vastaako hakija ylipäätään esitettyyn kysymykseen, mistä näkökulmasta hän tarkastelee kysymystä ja noudattaako hän annettuja ohjeita.
Paula Åkerlundin mukaan videohaastattelutyökalun käyttöönoton myötä henkilökohtaiset haastattelut ovat vähentyneet ja samalla päästään antamaan mahdollisuus myös sellaisille hakijoille, joiden hakemus ei muuten erotu muiden kandien joukosta tai jotka eivät cv:n perusteella ole kaikkein vahvimpia hakijoita.
“Työkalun myötä helpotamme valintaa henkilökohtaiseen haastatteluun. Siten myös sellaiset hakijat, jotka eivät nousisi esiin hakemuksellaan potentiaaliseksi ehdokkaaksi, voidaan haastatella videohaastattelulla ja heidän asemansa voi näin parantua”, Åkerlund tähdentää.
Videotyökalun käytöstä saadaan palautetta – sekä puolesta että vastaan – mutta pääsääntöisesti tulee kuitenkin myönteistä palautetta. Työkalun käytön avulla on saatu nopeutettua ja siten tehostettua prosessia mikä puolestaan vaikuttaa positiivisesti työnantajamielikuvaan. Espoo nähdäänkin kiinnostavana ja nykyaikaisena uutta teknologiaa hyödyntävänä työnantajana.
– Testaa ensin. Hyödynnä Recrightin 14 päivän kokeilujaksoa tai sovi erillisestä testijaksosta. Sen jälkeen ei ole enää paluuta menneeseen ja vanhoihin toimintamalleihin.
– Sopii myös suurille. Soveltuu hyvin myös suurten rekrytiimien tarpeisiin! Panosta silloin selkeän toimintamallin luomiseen ja roolien jakoon.
– Selkeät ja lyhyet kysymykset toimivat parhaiten. Ennalta mietityt kysymykset edistävät koko rekrytointiprosessia.
– Maksimissaan kolme kysymystä. Kysymysten esittäjänä mielellään rekrytoiva esimies, joka laittaa persoonan peliin ja antaa totuudenmukaisen kuvan avoinna olevasta tehtävästä.
– Riittävästi aikaa. Huolehdi, että hakijoilla on riittävästi aikaa vastaamiseen.
– Ennakkoluulottomuudesta valtti!
– Videohaastatteluiden hyödyntäminen rekrytoinnissa nopeuttaa koko prosessia ja rakentaa kestävää pohjaa vetovoimaiselle työnantajamielikuvalle.
