Hurja määrä yrityksiä ottaa hakemukset vastaan sähköpostilla ja käsittelee hakemustietoja Excelissä.
Excel ja sähköposti, nuo modernin työntekijän kaksi tietojenkäsittelyn kulmakiveä. Niiden kanssa pelatessa menee helposti valtaosa työpäivästä. Näin on tilanne myös monella rekrytoijalla.
Arviomme mukaan noin 50% suomalaisista yrityksistä ottaa hakemukset ja CV:t vastaan sähköpostiin. Ohjaus sähköpostiin voi perinteisen ohjeistuksen lisäksi tapahtua myös erilaisten lomakkeiden kautta, jotka vain sitten lähettävät lomakkeen tiedot rekrytoijan inboxiin. CV:t tallennetaan sitten käsipelillä läppärille sopivaan kansioon.
Posti ja CV ovat molemmat yli 500 vuotta vanhoja konsepteja. Erään lähteen mukaan CV syntyi itseasiassa Leonardo Da Vincin taiteellisen käden kautta vuonna 1482. Postia on taas jaettu eri muodoissa jo Jeesuksen ajoista asti. Sähköpostikin on toiminut yrityskäytössä jo yli 40 vuotta. Hakemuksen ja CV:n ottaminen vastaan sähköpostilla on siis historiaan peilaten varsin luonnollinen kombo.
Nykyisin, ja viimeistään SaaS-maailman yleistyessä rekrytointijärjestelmät ovat kuitenkin lyöneet läpi, tuoden tehoa hakemusten käsittelyyn. Keskitetty tieto, hakemusten vertailtavuus, niiden prosessointi, raportointi, sekä kommunikointi ja tiedon jakaminen helpottuvat merkittävästi rekrytointijärjestelmän käytön kautta.
Tutut toimintatavat ja käytännöt istuvat kuitenkin syvällä ihmisen geeneissä. Vaikka käytössä olisikin rekrytointijärjestelmä, excelin nimeen vannojat pullauttavat hakijatiedot rekrytointijärjestelmästä taulukkolaskentaan ja jatkavat käsittelyä tutussa ruudukossa. Kun hakemustiedot ja rekrytoijan merkinnät makaavat excelissä rekrytoijan kiintolevyllä, tehokas tiimin osallistaminen ja tiedonkulku vaikeutuu.
Toimintatapojen muuttaminen onkin ollut yksi suurimmista haasteista rekrytointijärjestelmien käyttöönottoa suunnitellessa. Vaikka vanha kanta “järjestelmien ei pitäisi muuttaa toimintatapoja, vaan taipua olemassaoleviin” onkin usein totta, kannattaa niitä toimintatapoja kuitenkin tarkastella kriittisesti sopivin väliajoin. Nykypäivänä nimenomaan rekrytointijärjestelmien käyttö-flow on suunniteltu tuomaan rekrytointiin tehoa ja virtaviivaisuutta.
One size does not fit all pätee tässäkin, ja aina rekrytointijärjestelmät eivät sinällään ilman räätälöintiä mahdollista kaikkea mitä prosessikaavioihin on piirretty. Menemättä sen enempää järjestelmien räätälöintiin (tästä kirjoittelen joskus tulevaisuudessa), väitän, että mikä tahansa moderni rekrytointijärjestelmä on parempi vaihtoehto kuin excel.
Hakemusten käsittelyn ja vertailun helpottuminen on varmasti yksi järjestelmän tuomista pääeduista. Tietojen keskittäminen yhteen paikkaan, johon on rajattu pääsy, tuo turvaa hakijatietojen säilyttämiseen, hallinnointiin ja poistamiseen. Raportointi helpottuu. Ja kaikki tämä liittyy ainoastaan hakemusten käsittelyyn. Työpaikan luonti ja julkaisu toimii parhaimmillaan kuin kätevimmissä blogialustoissa. Viestintä, sekä hakijoiden, että rekrytoijien välillä tehostuu merkittävästi. Lisäksi hakijalle muodostuu vakuuttuneempi mielikuva siitä, että hänen hakemus on noteerattu, viimeistään automaattisen kiitosviestin saapumisen myötä. Kaikkien edellä mainittujen toimintojen pitäisi olla jokaisen rekrytointijärjestelmän perusominaisuuksia.
Julkaisimme tammikuussa kevyen ja helppokäyttöisen rekrytointijärjestelmän, jossa videot ovat ytimessä alusta (rekrytointivideo & videoCV) loppuun (videohaastattelu & videoviestit). Tämä on moderni ja kustannustehokas vaihtoehto sähköposti&excel -kombinaatiolle tai kankeille hakemuslomakkeille ja eläkeiässä oleville rekryjärjestelmille. Kaiken lisäksi sen saa käyttöönsä ja hakemuksia voi alkaa ottamaan vastaan minuuteissa.
Mikäli haluat lisää tietoa uudesta järjestelmästämme, jätä yhteystietosi alla olevalla lomakkeella niin olemme sinuun yhteydessä.
Lisätietoja rekrytointijärjestelmästämme
// <![CDATA[
hbspt.forms.create({
css: ”,
portalId: ’1610697’,
formId: ’f871f575-5285-43c3-8682-d29785d8d504’
});
// ]]>
