Järjestelmällä järjestelmälliseksi

Rekrytointijärjestelmän käyttöönotto voi kuulostaa kalliilta ja työläältä projektilta. Näin sen ei tarvitse kuitenkaan olla.

Miikka Tuomola

Tämä kirjoitus on suunnattu sellaisten yritysten rekrytointiasioista vastaaville henkilöille, jotka ottavat työhakemuksensa vastaan sähköpostiin.

Jokaisessa kasvuyrityksessä tulee rekrytointitarpeita. Niitä voi olla muutamia tai kymmeniä vuodessa. Ilmeisin tapa aloittaa prosessi on luoda työpaikkailmoitus omille nettisivuille tai julkiseen työpaikkaportaaliin. Hakijat ohjeistetaan lähettämään hakemuksensa CV:n kanssa sähköpostilla joko rekrytoivan esimiehen henkilökohtaiseen tai rekrytoinnin postilaatikkoon. OK. Tämä osuushan on vielä aika suoraviivaista ja helppoakin.

Entä sitten kun hakemuksia alkaa saapumaan sähköpostiin? Siinä vaiheessa tilanne monimutkaistuu:

  • Minne tallennan CV:t?
  • Tietääkö hakija että hänen hakemuksensa on mennyt perille?
  • Ilmoitanko hakemuksen vastaanottamisesta hakijalle?
  • Mihin kerään hakijoiden yhteystiedot?
  • Minne teen muistiinpanot?
  • Miten jaan hakemukset ja muistiinpanoni?
  • Miten pidän kirjaa siitä kenelle on viestitty?
  • Kuka muistaa poistaa työpaikkailmoituksen, kun hakuaika on päättynyt tai sopiva henkilö löytynyt?
  • Minne kaikkialle olen CV:itä ja yhteystietoja jaellut?
  • Milloin ja mitkä tiedot pitää poistaa, ja missä ne olikaan?
  • Mitähän unohdin?
1634087_crop_shrink.png
Jokaisesta rekrytointiprojektista muodostuu myös henkilötietorekisteri, kerääthän henkilötietoja hakijoilta. Henkilötietorekisterin hallintaan liittyy useita lain asettamia vaatimuksia, kuten selvitysvelvollisuus henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, tietosisällöstä, tiedon luotuvuksesta, siirrosta ja rekisterin suojauksesta. Henkilötietolain vaatimukset on vaikea täyttää ja niiden noudattamista on vaikea valvoa sähköpostihakua käytettäessä.

Entä jos kaiken tämän voisi hoitaa yhdestä paikasta, tyylikkäästi, lain vaatimalla tavalla ja vieläpä samalla työnantajamielikuvaa ja hakijakokemusta kohentaen? Kyllä, vastaus on rekrytointijärjestelmä.

Rekrytointijärjestelmästä tulee kuitenkin usein vahva mielleyhtymä käyttöönottoprojektiin, joka on kallis ja aikaavievä rupeama. Pidetään käyttöönottopalaveri, määritellään ja viilataan. Iteroidaan, heilutellaan käsiä, määritellään vähän lisää ja odotetaan toimittajan palaamista asiaan. Sitäkin se voi olla, jos haluaa viimeiseen asti räätälöidyn himmelin, jota voi verrata 25-osaiseen sveitsiläiseen linkkariin. Yhtäkkiä huomataan, että suunniteltu prosessi ei enää pädekään tai siitä tuli käytännössä aivan liian monimutkainen.

Monimutkainen järjestelmä täytyy myös kouluttaa ja sen kautta sisäistää. Tulevat käyttäjät pääsevät opiskelemaan pdf-nivaskan kanssa uutta järjestelmää. Oho, ohjeistus onkin vanhentunut, kuulostaako tutulta?

Rekrytointijärjestelmän käyttöönotto voi kuitenkin helpoimmillaan olla muutaman minuutin ponnistus. Eikä käyttöönoton tarvitse kustantaa mitään, maksat vain käytöstä. Tuloksena saat kauniin ja erittäin näppärän järjestelmän, jolla luot tyylikkäitä työpaikkoja halutessasi työnantajavideolla varustettuna. Voit unohtaa leikkaa-liimaa-patentit kun teet kaiken keskitetysti yhdessä järjestelmässä. Säästät valtavasti aikaa,  saat kiinni hakijoiden persoonista videokysymysten avulla ja pystyt varmistamaan tiedonkulun kaikkien osapuolten välillä saumattomasti. Bonuksena hakijat kiittävät kevyestä ja miellyttävästä työnhakuprosessista.

Video

Kun työkalun perehdyttäminen (onboarding) on sisäänrakennettu ja opastaa käyttäjää juuri oikeassa hetkessä, ei enää tarvita erillisiä pdf-oheistuksia vaan käyttöönotto on alusta asti helppoa ja mukavaa.

Jos sinulle heräsi kiinnostus tutustua uuteen Recright rekrytointityökaluumme, niin anna meille yhteystietosi, esittelemme mielellämme tuoretta järjestelmäämme sinulle ja tiimillesi heti sopivan yhteisen hetken tullen.

// <![CDATA[

hbspt.forms.create({

css: ”,

portalId: ’1610697’,

formId: ’f871f575-5285-43c3-8682-d29785d8d504’

});

// ]]>

×