Rekryteringsprocessen kan se kontrollerad ut, tills du tittar på besluten

De flesta rekryteringsprocesser ser organiserade ut utifrån. Kandidater följs i ett ATS. Intervjuer planeras, genomförs och dokumenteras. Rapporter visar hur lång tid varje steg tar och hur kandidater rör sig genom processen. Den här typen av överblick skapar en känsla av kontroll.

Men i verkligheten är resultatet av den här processen ofta mindre konsekvent.

Vad rekryteringsprocesser oftast mäter

Många system som används i rekrytering är utformade för att hantera flöde och koordinering. Team kan se hur lång tid det tar att tillsätta en roll, hur många kandidater som har utvärderats och hur konverteringen ser ut mellan olika steg.

Det här synsättet återspeglas också i etablerade branschramverk. Society for Human Resource Management beskriver till exempel hur organisationer bör följa upp rekrytering med hjälp av mått som time-to-fill, cost-per-hire och quality-of-hire, samtidigt som de betonar vikten av standardiserade processer, dokumentation och efterlevnad.

I praktiken hjälper dessa ramverk organisationer att förstå om rekryteringen fungerar. De ger insyn i tempo, volym och hur konsekvent processen genomförs. Men det de i mindre utsträckning visar är hur kandidater faktiskt utvärderas.

När samma kandidat tolkas olika

Skillnaden blir tydligare under intervjuerna.

Två rekryterande chefer kan träffa samma kandidat, ställa liknande frågor och ändå landa i olika slutsatser. Den ena fokuserar på hur tydligt kandidaten kommunicerar. Den andra lägger större vikt vid erfarenhetens djup.

Riktlinjer från källor som SHRM rekommenderar ofta strukturerade intervjuer för att minska den här typen av variation, till exempel genom standardiserade frågor och utvärderingsmetoder. Och många team arbetar på det sättet. Ändå kvarstår variationen i många fall.

Samtalet kan följa den planerade strukturen, men tolkningen av samtalet gör det inte.

Hur det påverkar besluten

Skillnaderna blir dessutom ännu tydligare när feedbacken ska sammanställas. Vissa intervjuare beskriver konkreta exempel från samtalet. Andra sammanfattar sin helhetskänsla. Även när flera personer är överens om att en kandidat är “stark” kan de syfta på olika saker.

Istället för att jämföra likvärdig information lägger team ofta tid på att försöka få ihop olika tolkningar.

Processen har följts, men beslutet bygger fortfarande på hur informationen tolkas.

Det här syns även i organisationer som arbetar strukturerat med rekrytering. Bara för att de följer en process innebär det inte automatiskt att kandidater utvärderas på samma sätt. 

I praktiken ökar variationen ofta just när varje intervjuare gör sin egen tolkning.

Vad rekryteringsteam sällan granskar

När rekryteringsarbetet utvärderas ligger fokus oftast på processen. Team tittar på tempo, volym och genomförandegrad. De bedömer om målen nåddes och om processen rörde sig framåt som planerat.

Mer sällan analyseras hur besluten faktiskt togs.

Frågor som om intervjuare använde samma kriterier, om feedbacken är jämförbar mellan intervjuer eller om besluten bygger på tydligt dokumenterad evidens är svårare att besvara. De kräver insyn i själva utvärderingen, inte bara i arbetsflödet.

Från processöversikt till tydliga beslut

En välfungerande rekryteringsprocess gör det möjligt att koordinera arbetet, dokumentera det och säkerställa efterlevnad.

Men kvaliteten i besluten avgörs av hur utvärderingen genomförs.

När kriterier är tydliga, tillämpas konsekvent och kandidater kan jämföras på samma grund blir besluten lättare att enas kring. Skillnaden blir tydlig när fokus flyttas från hur processen ser ut till hur besluten faktiskt formas.

Team som kommer till den insikten börjar ofta med att skapa samsyn mellan intervjuare innan processen startar och säkerställa att utvärderingar går att jämföra mellan kandidater.

På Recright kallar vi detta Intelligent Selection: att säkerställa att kriterier är tydligt definierade, tillämpas konsekvent och att kandidater kan jämföras på samma grund genom hela processen.