Rekrytointiprosessi voi näyttää hallitulta – kunnes tarkastellaan päätöksiä

Useimmat rekrytointiprosessit näyttävät ulospäin järjestelmällisiltä.

Hakijoita seurataan ATS-järjestelmässä. Haastattelut suunnitellaan, toteutetaan ja dokumentoidaan. Raportit näyttävät, kuinka kauan kukin vaihe kestää ja miten hakijat etenevät prosessissa. Tällainen näkyvyys luo tunteen hallinnasta.

Todellisuudessa tämän prosessin lopputulos on usein vähemmän johdonmukainen.

Mitä rekrytointiprosessit yleensä mittaavat

Monet rekrytoinnissa käytettävät järjestelmät on suunniteltu hallitsemaan virtaa ja koordinointia. Tiimit näkevät, kuinka kauan tehtävän täyttäminen kestää, kuinka monta hakijaa on arvioitu ja miten siirtymät vaiheesta toiseen tapahtuvat.

Tämä ajattelutapa näkyy myös vakiintuneissa alan viitekehyksissä. Society for Human Resource Management kuvaa esimerkiksi, miten organisaatioiden tulisi seurata rekrytointia mittareilla kuten time-to-fill, cost-per-hire ja quality-of-hire, ja samalla korostaa standardoitujen prosessien, dokumentoinnin ja vaatimustenmukaisuuden merkitystä.

Käytännössä nämä viitekehykset auttavat organisaatioita ymmärtämään, toimiiko rekrytointi operatiivisesti. Ne tarjoavat näkyvyyttä tahtiin, volyymiin ja prosessin toteutuksen johdonmukaisuuteen.

Se, mitä ne näyttävät heikommin, on se, miten hakijoita todellisuudessa arvioidaan.

Kun sama hakija tulkitaan eri tavoin

Ero tulee selkeämmäksi haastatteluissa.

Kaksi rekrytoivaa esihenkilöä voi tavata saman hakijan, esittää samankaltaisia kysymyksiä ja silti päätyä eri johtopäätöksiin. Toinen kiinnittää huomiota siihen, kuinka selkeästi hakija viestii. Toinen painottaa enemmän kokemuksen syvyyttä.

SHRM:n kaltaiset ohjeistukset suosittelevat usein strukturoituja haastatteluja tällaisen vaihtelun vähentämiseksi, esimerkiksi standardoitujen kysymysten ja arviointimenetelmien avulla. Monet tiimit toimivat näin. Silti vaihtelua esiintyy usein.

Keskustelu voi edetä suunnitellun rakenteen mukaan, mutta sen tulkinta ei.

Miten tämä vaikuttaa päätöksiin

Erot korostuvat entisestään, kun palautetta kootaan yhteen.

Osa haastattelijoista kuvaa konkreettisia esimerkkejä keskustelusta. Toiset tiivistävät kokonaisvaikutelman. Vaikka useampi henkilö olisi samaa mieltä siitä, että hakija on “vahva”, he voivat tarkoittaa eri asioita.

Sen sijaan, että verrattaisiin samanlaista aineistoa, tiimit käyttävät usein aikaa erilaisten tulkintojen yhteensovittamiseen.

Prosessia on noudatettu, mutta päätös perustuu edelleen siihen, miten tietoa tulkitaan.

Tämä näkyy myös organisaatioissa, jotka työskentelevät rakenteellisesti rekrytoinnin parissa. Prosessin noudattaminen ei automaattisesti tarkoita, että hakijoita arvioidaan samalla tavalla.

Käytännössä vaihtelu lisääntyy usein juuri silloin, kun arviointi perustuu yksilöllisiin tulkintoihin.

Mitä rekrytointitiimit harvoin tarkastelevat

Kun rekrytointia arvioidaan, huomio kohdistuu useimmiten prosessiin.

Tiimit tarkastelevat nopeutta, volyymia ja toteutuksen tasoa. Arvioidaan, saavutettiinko tavoitteet ja etenikö prosessi suunnitellusti.

Harvemmin analysoidaan sitä, miten päätökset on tehty.

Kysymyksiin, kuten käyttivätkö haastattelijat samoja kriteerejä, onko palaute vertailukelpoista eri haastattelujen välillä tai perustuivatko päätökset selkeästi dokumentoituun näyttöön, on vaikeampi vastata. Ne edellyttävät näkyvyyttä itse arviointiin, ei pelkästään prosessiin.

Prosessin näkyvyydestä päätösten selkeyteen

Hyvin toimiva rekrytointiprosessi mahdollistaa työn koordinoinnin, dokumentoinnin ja vaatimustenmukaisuuden varmistamisen.

Päätösten laatu riippuu kuitenkin siitä, miten arviointi toteutetaan.

Kun kriteerit ovat selkeitä, niitä sovelletaan johdonmukaisesti ja hakijoita voidaan vertailla samalta pohjalta, päätöksistä on helpompi päästä yhteisymmärrykseen. Ero tulee näkyväksi, kun huomio siirtyy siitä, miltä prosessi näyttää, siihen, miten päätökset todellisuudessa muodostuvat.

Tiimit, jotka pääsevät tähän oivallukseen, alkavat usein luoda yhteistä näkemystä haastattelijoiden välille jo ennen prosessin alkua ja varmistaa, että arviointeja voidaan vertailla hakijoiden välillä.

Recrightilla kutsumme tätä nimellä Intelligent Selection: varmistetaan, että kriteerit on määritelty selkeästi, niitä sovelletaan johdonmukaisesti ja että hakijoita voidaan vertailla samalta pohjalta koko prosessin ajan.