Glidande kriterier förstör din rekrytering

De flesta rekryteringsprocesser fallerar inte från start.

Oftast börjar de med en rimlig plan. Rollen diskuteras. Några viktiga förmågor ringas in. Rekryterare och rekryterande chef enas om vad som faktiskt spelar roll. I vissa fall finns det till och med en intervjuguide eller en scorecard på plats.

Då ser processen strukturerad ut.

Problemet brukar visa sig senare, när processen väl är igång och kriterierna slutar styra besluten på ett konsekvent sätt.

Det är ofta där rekrytering börjar gå sönder.

Där glidningen börjar

Förskjutningen är sällan dramatisk.

Det som från början var en gemensam bild av rollen blir svårare att hålla fast vid när intervjuerna väl börjar. En intervjuare lägger störst vikt vid kommunikation. En annan fastnar mer för branscherfarenhet. En tredje reagerar på självsäkerhet, tempo eller “personkemi”. Nya invändningar kommer in i diskussionen, trots att de aldrig var en del av den ursprungliga bedömningslogiken.

I stunden behöver inget av detta se särskilt allvarligt ut.

Var och en kan fortfarande uppleva att de gör en rimlig bedömning. Men kriterierna som skulle hålla ihop processen börjar tappa kraft. När feedbacken sedan ska sammanställas bedömer teamet ofta inte längre kandidaterna utifrån samma grund.

Processen rullar vidare. Bedömningen har redan börjat glida.

Varför process inte räcker

Det här är en viktig skillnad, eftersom rekryteringsprocesser ofta beskrivs som en serie steg.

Definiera rollen. Öppna positionen. Skriv ut annonsen. Genomför screening. Håll intervjuer. Fatta beslut.

De stegen spelar roll. Men att ta kandidater genom en process är inte samma sak som att upprätthålla en konsekvent bedömning.

En process kan vara välorganiserad operativt och ändå vara svag där omdömet faktiskt formas. Intervjuer kan genomföras i tid. Anteckningar kan samlas in. Alla berörda kan delta som planerat. Trots det avgörs kvaliteten i beslutet av om samma kriterier faktiskt används från början till slut.

Det är där många team blir mindre konsekventa än de själva tror.

Problemet är sällan att ansträngningen saknas. Problemet är att det saknas ett tillförlitligt sätt att hålla ihop bedömningen när fler personer, fler samtal och fler intryck kommer in i processen.

Vad som går förlorat när kriterierna inte bär hela vägen

När kriterierna börjar glida blir det betydligt svårare att jämföra kandidater på ett rättvist sätt.

Kandidaterna kan fortfarande diskuteras seriöst. Feedbacken kan fortfarande låta genomtänkt. Men man jämför inte längre samma sak. En kandidat blir ihågkommen för ett starkt exempel. En annan bedöms mer utifrån helhetsintryck. En tredje värderas mot förväntningar som aldrig har definierats ordentligt.

Då arbetar teamet i praktiken inte längre utifrån ett gemensamt ramverk för beslut. Det försöker i efterhand få olika tolkningar att gå ihop.

Det är en viktig förklaring till varför rekryteringsdiskussioner ofta blir svårare än de borde vara. Utmaningen är inte bara att välja mellan kandidater. Utmaningen är att avgöra om underlaget faktiskt går att jämföra.

Det påverkar mer än bara konsekvens.

Det försvagar också rättvisan, gör samspelet mellan rekryterare och rekryterande chef svårare och gör att det slutliga beslutet blir mer beroende av minnesbilder, stil och individuella intervjubeteenden än vad de flesta team egentligen avser.

Varför det här händer så lätt

Många rekryteringsteam vet redan hur god rekrytering borde fungera.

De vet att kriterierna behöver vara tydliga. De vet att intervjuer bör vara strukturerade. De vet att beslut ska vara evidensbaserade och möjliga att motivera.

Problemet är sällan att principerna saknas. Problemet är att processen inte gör dem tillräckligt lätta att hålla fast vid i praktiken.

Rekryterande chefer deltar ofta i rekrytering samtidigt som de hanterar många andra prioriteringar. Rekryterare förväntas hålla tempot uppe och samtidigt värna kvaliteten. Olika intervjuare kommer in i processen med olika nivåer av erfarenhet och disciplin. Under sådana förutsättningar kan även ett välmenande team tappa linjen förvånansvärt snabbt.

Det är också därför mallar i sig inte räcker.

En mall kan skapa konsekvens i formatet. Den kan göra förberedelserna bättre. Men om den inte hjälper teamet att använda samma kriterier genom hela processen skapar den främst struktur i formen, inte i omdömet.

Från processteg till bättre beslutsstöd

Bättre rekrytering brukar i grunden handla om något ganska praktiskt.

De kriterier som sätts i början behöver fortsätta vara användbara genom hela processen. De behöver styra vad som utforskas i intervjuerna, hur underlag dokumenteras och hur kandidater jämförs i den avslutande diskussionen.

Det är det som ger rekryterare och rekryterande chefer en mer stabil grund för bedömning.

När det lagret saknas kan processen fortfarande se kontrollerad ut utifrån, samtidigt som beslutet därinne blir mindre förankrat och svårare att förklara. När det finns på plats blir rekrytering oftast mer konsekvent, mer jämförbar och lättare att lita på.

Det är ofta den verkliga skillnaden mellan en process som bara rullar och en process som faktiskt leder till bättre beslut.

Team som blir bättre på det här börjar ofta med att göra kriterierna mer explicita, koppla dem tydligare till intervjuerna och säkerställa att kandidatbedömningar faktiskt går att jämföra på samma grund.

På Recright kallar vi detta Intelligent Selection: att se till att kriterier definieras tydligt, bär genom hela processen och används tillräckligt konsekvent för att stödja bättre rekryteringsbeslut.

‍