Rakenteen illuusio: kun haastattelumallit korvaavat harkinnan

Monet rekrytointitiimit kuvaavat haastattelujaan rakenteellisiksi.

Haastattelijoilla on käytössään kysymysrunkoja. Rekrytoijat jakavat haastattelumalleja ennen prosessin alkamista. Hakijoille esitetään samankaltaisia kysymyksiä eri haastatteluissa, ja haastattelijat kirjaavat havaintojaan ja arvioitaan standardoituihin lomakkeisiin.

Käytännön tasolla prosessi voi näyttää hyvin järjestetyltä. Haastattelijat saapuvat valmistautuneina ja keskustelu etenee ennalta suunnitellun rungon mukaisesti.

Myöhemmin rekrytointiprosessin aikana tiimi kuitenkin huomaa usein, että arvioita on vaikea vertailla keskenään. Kaksi haastattelijaa on voinut seurata samaa keskustelua, mutta päätyä silti hyvin erilaisiin johtopäätöksiin hakijan vahvuuksista.

Tällaiset tilanteet ovat tavallisia rekrytoinneissa, joissa haastattelut perustuvat pääasiassa valmiisiin malleihin.

Keskustelu on rakenteellinen.

Arviointi usein ei.

Missä haastattelun rakenne yleensä päättyy

Haastattelumallit tulevat yleensä mukaan jo prosessin alkuvaiheessa. Rekrytoija laatii haastattelurungon ja jakaa sen rekrytointitiimille. Haastattelijat arvostavat tällaista valmistelua. Organisaatioissa, joissa haastattelut ovat aiemmin olleet täysin improvisoituja, mallien käyttöönotto tuo usein nopeasti lisää johdonmukaisuutta.

Rajoitukset tulevat esiin myöhemmin.

Kun rekrytointitiimi käy läpi haastattelupalautetta, huomataan usein, että jokainen haastattelija on tulkinnut keskustelua hieman eri tavalla. Yksi kiinnittää huomiota hakijan vuorovaikutustaitoihin. Toinen painottaa teknistä osaamista. Kolmas poistuu haastattelusta yleisen vaikutelman kanssa, että hakija vaikuttaa lupaavalta.

Haastattelurunko tarjosi samat kysymykset kaikille.

Se ei kuitenkaan varmistanut, että vastauksia arvioitiin samalla tavalla.

Mitä tutkimus kertoo rakenteisista haastatteluista

Esimerkiksi International Journal of Selection and Assessment -tiedelehdessä julkaistut tutkimukset kuvaavat rakenteellisia haastatteluja prosessina, jossa arviointikriteerit määritellään ennen haastattelujen alkamista ja niitä sovelletaan johdonmukaisesti kaikkiin hakijoihin. Tyypillisesti tähän kuuluu ennalta määriteltyjä kompetensseja, standardoituja arviointiasteikkoja sekä ohjeita siitä, miten haastattelijoiden tulisi tulkita hakijoiden vastauksia.

Kun nämä elementit ovat mukana, haastattelijoiden arviot ovat yleensä yhtenäisempiä ja ennustavat paremmin hakijan tulevaa työssä suoriutumista.

Tutkimuksissa korostetaan usein, että kysymykset ovat vain yksi osa menetelmää. Suurempi vaikutus syntyy siitä arviointirakenteesta, joka ohjaa vastausten tulkintaa.

‍

Miten erot syntyvät käytännön haastatteluissa

Erot syntyvät usein jo itse keskustelun aikana.

Kuvitellaan haastattelupaneeli, joka haastattelee hakijaa esihenkilörooliin. Haastattelurunko sisältää kysymyksen tilanteesta, jossa hakijan on pitänyt ratkaista vaikea tilanne tiimissä. Hakija kertoo projektista, jossa sisäiset ristiriidat hidastivat työn etenemistä, ja kuvaa miten hän auttoi tiimiä pääsemään yhteisymmärrykseen.

Yksi haastattelija kuuntelee erityisesti vuorovaikutustaitojen näkökulmasta. Toinen keskittyy päätöksentekokykyyn. Kolmas kiinnittää huomiota siihen, kuinka selkeästi hakija jäsentää tilanteen.

Kaikki kuulevat saman tarinan, mutta tulkitsevat sitä eri näkökulmista.

Kun palautetta myöhemmin jaetaan, arviot heijastavat näitä eroja. Yksi haastattelija pitää hakijaa yhteistyökykyisenä. Toinen epäilee, osoittiko hakija riittävää johtajuutta. Kolmas jää epävarmaksi, mutta toteaa viestinnän olleen selkeää.

Haastattelurunko loi samankaltaisen keskustelun kaikille haastattelijoille.

Tulkinta perustui silti yksilölliseen harkintaan.

Miksi mallit usein sekoitetaan rakenteeseen

Mallit ovat helposti nähtävissä. Ne löytyvät dokumenteista, haastattelutyökaluista ja yhteisistä rekrytointiohjeista. Kun organisaatio ottaa ne käyttöön, muutos on helppo havaita.

Arviointikriteerit ovat vähemmän näkyviä. Niiden määrittely edellyttää, että tiimi sopii yhdessä, mitkä kyvykkyydet ovat roolissa tärkeimpiä ja millaisia merkkejä haastattelijoiden tulisi keskustelussa etsiä.

Nämä keskustelut käydään yleensä ennen haastattelujen alkamista. Siksi prosessi voi näyttää rakenteelliselta, vaikka haastattelijat edelleen tukeutuvat omiin tulkintoihinsa arvioidessaan hakijoita.

Kun arviointirakenne on selkeämpi

Tiimit, jotka kohtaavat vähemmän erimielisyyksiä rekrytointipäätöksissä, lähestyvät haastatteluja usein hieman eri tavalla.

Ennen haastattelujen alkamista he jäsentävät roolin keskeisiksi kyvykkyyksiksi, joita haastattelijoiden tulee arvioida. Haastattelukysymykset suunnitellaan niin, että ne tuovat esiin näyttöä näihin kyvykkyyksiin liittyen.

Haastattelun aikana muistiinpanot liitetään näihin samoihin kyvykkyyksiin. Kun hakijoita myöhemmin vertaillaan, keskustelu perustuu siihen näyttöön, joka haastattelujen aikana on kerätty.

Missä ero tulee näkyviin

Haastattelumallit ovat edelleen hyödyllisiä monissa rekrytointiprosesseissa. Ne auttavat haastattelijoita valmistautumaan ja vähentävät täysin improvisoitujen keskustelujen tarvetta.

Ero näkyy silloin, kun tiimit tukeutuvat pelkästään malleihin. Kysymykset ohjaavat keskustelua, mutta varsinainen arviointilogiikka jää helposti implisiittiseksi.

Henkilövalinnan tutkimus on nostanut tämän eron esiin jo pitkään, ja monet kokeneet rekrytoijat tunnistavat sen myös käytännössä. Haastattelut tuottavat arvokasta tietoa hakijoista. Rekrytointipäätösten laatu riippuu kuitenkin usein siitä, miten haastattelijat tulkitsevat tätä tietoa.

Juuri tässä kohtaa älykkäät valintajärjestelmät – intelligent selection – tuovat lisäarvoa.

Ne tekevät arviointikriteerit näkyviksi haastattelujen aikana ja auttavat tiimejä keräämään vertailukelpoista näyttöä eri hakijoista.

‍

‍