Suurin osa rekrytointidatasta kuolee haastattelun jälkeen

Ehdokas antaa vahvan vastauksen haastattelussa.

Hän kuvaa, miten hän hoiti vaikean punnintatilanteen, missä hän otti vastuuta, mitä hän oppi virheestä ja miten hän tekee päätöksiä silloin, kun panokset ovat suuret. Se on sellainen vastaus, joka oikeasti kertoo jotain.

Mutta tuo arvo säilyy harvoin ennallaan.

Tuntia myöhemmin jäljellä on usein ohuempi versio samasta hetkestä: muutama muistiinpano, lyhyt yhteenveto ja yleisvaikutelma. Kun prosessi etenee, se mikä aluksi oli hyödyllinen signaali, voi kuulostaa enemmän tältä: ”Hyvä viestijä.” ”Vaikuttaa pätevältä.” ”Senioriteetti ei täysin vakuuta.”

Haastattelu tuotti jotain tätä hyödyllisempää. Ongelma on, että siitä säilyy liian vähän sellaisessa muodossa, jota tiimi voisi oikeasti vertailla riittävällä varmuudella.

Ongelma ei ole rekrytointidatan puute

Useimmat rekrytointitiimit keräävät jo paljon tietoa. Niillä on CV:t, hakemukset, haastattelut, muistiinpanot, arviointilomakkeet, tallenteet, palaute ja lopulliset suositukset. Paperilla prosessi voi näyttää hyvin dokumentoidulta.

Mutta dokumentoitu ei ole sama asia kuin käyttökelpoinen.

Todellinen kysymys ei ole se, kerättiinkö tietoa. Kysymys on siitä, ovatko sen hyödyllisimmät osat edelleen olemassa muodossa, jota voidaan myöhemmin vertailla reilusti. Hyvin usein eivät ole.

Siksi niin moni rekrytointiprosessi tuntuu rakenteiselta, vaikka päätöksiä on lopulta vaikeampi perustella kuin pitäisi.

Haastattelut voivat tuottaa käyttökelpoisempaa arviointipohjaa kuin tiimit todella vievät eteenpäin

Juuri siksi ongelmaa on helppo aliarvioida.

Hyvä haastattelu ei tuota vain vaikutelmia. Se voi näyttää, miten ehdokas ajattelee, mitä hän huomaa, kuinka konkreettista hänen kokemuksensa oikeasti on, miten hän käsittelee epäselvyyttä ja miten hän kuvaa harkintaa ja punnintaa.

Se on arvokasta arviointipohjaa. Ei täydellistä eikä kattavaa, mutta usein jotain kaikkein hyödyllisimmästä materiaalista, mitä prosessi oikeasti tuottaa.

Ongelma on siinä, mitä tapahtuu sen jälkeen.

Kun keskustelu on ohi, tämä arviointipohja alkaa heikentyä. Sitä tiivistetään, tulkitaan ja muutetaan etiketeiksi. Yksityiskohtaisesta vastauksesta tulee johtopäätös. Esimerkistä tulee ominaisuus. Hetkestä, joka sisälsi nyansseja, tulee jotain, jota on helpompi toistaa, mutta vaikeampi arvioida kunnolla.

Hyödyllinen signaali ohenee matkalla eteenpäin

Tässä laadun heikkeneminen tapahtuu, ja useimmiten melko huomaamattomasti.

Yksi haastattelija kirjoittaa perusteelliset muistiinpanot. Toinen kirjoittaa vain muutaman rivin. Kolmas muistaa keskustelun paremmin kuin mitä dokumentaatio näyttää. Kaikki poistuvat haastattelusta jonkinlaisen version kanssa siitä, mitä tapahtui, mutta eivät saman version kanssa.

Sitten alkuperäinen vastaus alkaa latistua. Vivahteikkaasta esimerkistä tulee ”hyvää sidosryhmätyötä”. Harkitusta selityksestä tulee ”vaikuttaa strategiselta”. Monivivahteisesta vastauksesta tulee ”ei aivan senioritasoinen”.

Nuo yhteenvedot eivät ole hyödyttömiä. Mutta ne ovat heikompia kuin itse haastattelu. Niissä on vähemmän yksityiskohtia, vähemmän kontekstia ja vähemmän tarkkuutta. Ja kun näin käy, tiimi ei enää työskentele vahvimman version kanssa siitä arviointipohjasta, joka sillä oli. Se työskentelee pelkistetyn version kanssa, joka sisältää jo tulkintaa.

Sillä on suurempi merkitys kuin moni tiimi ymmärtää.

Tästä tulee vertailtavuusongelma

Siinä varsinainen ongelma alkaa.

Rekrytointi ei ole vain mielipiteen muodostamista yhdestä ehdokkaasta. Kyse on ehdokkaiden vertaamisesta tavalla, joka on reilu, johdonmukainen ja riittävän hyvin perusteltu kantaakseen päätöksen.

Se muuttuu paljon vaikeammaksi, kun haastatteluista tuleva arviointipohja on laadultaan eritasoista.

Jos yhtä ehdokasta edustavat konkreettiset havainnot, toista lyhyet muistiinpanot ja kolmatta lähinnä se, miten ihmiset muistavat keskustelun, tiimi ei vertaa samanlaisia asioita keskenään. Se vertaa eri asioiden heikompia versioita.

Juuri tässä moni rekrytointipäätös alkaa ajautua sivuun. Ei siksi, ettei kukaan välittäisi, eikä siksi, ettei kukaan keräisi arviointipohjaa, vaan siksi, että alkuperäisestä signaalista säilyi liian vähän muodossa, jota voitiin edelleen arvioida rinnakkain.

Prosessi voi silti näyttää järjestelmälliseltä. Kokous voi silti kuulostaa itsevarmalta. Mutta vertailun perusta on jo vähemmän vakaa kuin miltä se näyttää.

Enemmän rakennetta ei ole sama asia kuin parempi arviointipohja

Siksi myöskään suurempi määrä dokumentaatiota ei automaattisesti ratkaise ongelmaa.

Useammat lomakkeet, useammat arviointikortit ja enemmän kirjallista palautetta voivat silti johtaa heikkoihin päätöksiin, jos taustalla oleva arviointipohja on jo pelkistynyt liian aikaisin. Prosessi voi näyttää rakenteiselta ja silti jättää tiimin varaan epämääräisiä yhteenvetoja, epätasaisia muistiinpanoja, laajoja etikettejä ja arvioita, jotka kuulostavat selkeiltä mutta joita on vaikea jäljittää takaisin todellisiin havaintoihin.

Siinä vaiheessa ongelma ei ole määrä. Kyse on siitä, kuinka hyvin arviointipohja vielä heijastaa sitä, mitä oikeasti sanottiin ja havaittiin.

Alkuperäisestä signaalista on jäljellä liian vähän muodossa, joka tukee vahvaa vertailua.

Vahvempi rekrytointi vaatii arviointipohjaa, joka säilyy haastattelun jälkeen

Jos rekrytointitiimit haluavat tehdä parempia päätöksiä, ne tarvitsevat enemmän kuin tavan kerätä haastatteluista arviointipohjaa. Ne tarvitsevat tavan säilyttää sitä riittävän hyvin, jotta se voi edelleen tukea vertailua myöhemmin.

Se tarkoittaa, että haastatteluista syntyvän arviointipohjan on oltava riittävän konkreettista, jotta siihen voidaan palata, riittävän lähellä sitä, mitä oikeasti havaittiin, riittävän selvästi sidottu yhteiseen arviointilogiikkaan ja riittävän johdonmukaista, jotta sitä voidaan verrata ehdokkaiden välillä.

Ilman sitä prosessi jatkaa tiedon tuottamista rakentamatta vakaata perustaa harkinnalle. Ja juuri siksi niin monet rekrytointikeskustelut kuulostavat varmemmilta kuin niiden alla oleva arviointipohja oikeasti on.

Rekrytointidata ei katoa. Se heikkenee.

Se on todellinen ongelma.

Signaali on usein yhä olemassa jossain muodossa, mutta liian suuri osa siitä säilyy vain yhteenvetona, tulkintana tai muistijälkenä. Siinä vaiheessa kun tiimin pitäisi vertailla ehdokkaita, osa hyödyllisimmästä arviointipohjasta on jo menettänyt sen yksityiskohtaisuuden, joka teki siitä alun perin arvokasta.

Ongelma ei siis ole se, että rekrytointitiimit epäonnistuisivat tiedon keräämisessä. Ongelma on se, että liian pieni osa hyödyllisimmästä arviointipohjasta selviää haastattelusta muodossa, joka on edelleen vertailukelpoinen.

Ja kun vertailtavuus heikkenee, myös päätösten laatu yleensä heikkenee.

Lopuksi

Parempi rekrytointiprosessi ei ole vain prosessi, joka kerää enemmän arviointipohjaa. Se on prosessi, joka suojaa sen arvoa, mitä oikeasti havaittiin.

Haastattelut voivat tuottaa merkityksellistä evidenssiä. Mutta jos tuo evidenssi ei säily muodossa, jota tiimi voi edelleen verrata, haastaa ja käyttää, suuri osa sen arvosta on jo kadonnut ennen kuin varsinainen päätös tehdään.