Kesä-, trainee- ja graduate-rekrytointi, joka skaalautuu
Kun hakijoita on tuhansia, prosessilla on merkitystä
Kesä-, trainee- ja graduate-rekrytointi on monille organisaatioille yksi vuoden suurimmista rekrytointikokonaisuuksista. Tuhannet hakijat voivat hakea kymmeniin tai jopa satoihin tehtäviin, ja rekrytointiin osallistuu rekrytoijia ja esihenkilöitä eri puolilta organisaatiota.
Kun hakijoita on paljon, pienetkin tehtävät kasvavat nopeasti suuriksi kokonaisuuksiksi. Hakemukset on käsiteltävä, hakijoita arvioitava, tietoa jaettava ja haastatteluja koordinoitava. Samalla prosessin tulee pysyä johdonmukaisena, hallittavana ja hakijaystävällisenä.
Haasteena ei siis ole ainoastaan hakijoiden tehokas käsittely. Tärkeää on rakentaa rekrytointiprosessi, joka toimii myös silloin, kun hakijamäärät kasvavat.
Tässä oppaassa tarkastelemme kolmea tapaa, joilla organisaatiot hyödyntävät Recrightia suuren hakijamäärän rekrytoinneissa. Mukana on käytännön esimerkkejä OP Pohjolasta, Volvo Carsilta ja suurelta kansainväliseltä teräsyhtiöltä.
Kolme tapaa rakentaa suuren hakijamäärän rekrytointi
Recright tukee kesä-, trainee- ja graduate-rekrytointia prosessin eri vaiheissa.
1. Video osana hakemusta
Hakijat vastaavat muutamaan ennalta määriteltyyn videokysymykseen jo hakemuksen yhteydessä, mikä antaa rekrytoijille enemmän tietoa hakijoista jo prosessin alkuvaiheessa.
2. Video hakemusvaiheen jälkeen
Rekrytoijat tekevät ensin hakemusten perusteella esikarsinnan ja käyttävät sen jälkeen videota johdonmukaisena ensimmäisenä haastatteluvaiheena ennen live-haastatteluja.
3. Rekrytointiprojektin hallinta Recrightissa
Suuret ja toistuvat rekrytointikampanjat voidaan hallita erillisinä projekteina organisaation muiden rekrytointien rinnalla.
Näitä lähestymistapoja voidaan myös yhdistää saman rekrytointiprosessin eri vaiheissa.
Video osana hakemusta
Kun hakemusten määrä on suuri, lyhyt videointerview voidaan ottaa osaksi hakemusvaihetta.
Muutama ennalta määritelty kysymys antaa rekrytoijille kirjallisen hakemuksen lisäksi lisätietoa esimerkiksi hakijan relevantista kokemuksesta, motivaatiosta tai kielitaidosta.
Samojen kysymysten esittäminen kaikille luo myös johdonmukaisemman pohjan arvioinnille. Kaikilla hakijoilla on yhtäläinen mahdollisuus tuoda esiin olennaista tietoa, ja rekrytoijat voivat verrata vastauksia samasta lähtökohdasta.
Pidä vaihe lyhyenä ja fokusoituna
Yhdestä kolmeen kysymystä riittää usein.
Valitse tehtävän kannalta relevantteja, selkeitä ja helposti vertailtavia kysymyksiä. Aiempiin toimintatapoihin ja konkreettisiin esimerkkeihin perustuvat kysymykset tuottavat yleensä hyödyllisempää tietoa kuin laajat tai hypoteettiset kysymykset.
Esimerkiksi:
- Mikä tässä tehtävässä kiinnostaa sinua?
- Kuvaile tilannetta, jossa jouduit kommunikoimaan englanniksi asiakkaan tai kollegan kanssa.
- Kerro tilanteesta, jossa hyödynsit tässä tehtävässä tarvittavia taitoja.
Valmistautumisaikaa, vastausten enimmäispituutta ja tallennuskertojen määrää voidaan myös säätää sen mukaan, mitä haluat arvioida.
Näin OP Pohjola hallitsee kesärekrytoinnin suuressa mittakaavassa
OP Pohjolan kesärekrytointi on laaja ja vuosittain toistuva prosessi. Vuonna 2026 organisaatio rekrytoi satoja kesätyöntekijöitä ympäri Suomea, erityisesti asiakaspalvelutehtäviin.
OP Pohjola integroi videointerview'n suoraan hakemukseen. Hakijat vastaavat kahteen tai kolmeen lyhyeen, tehtäväkohtaiseen videokysymykseen osana hakemustaan.
Kysymykset keskittyvät tehtävän kannalta olennaisiin taitoihin ja osaamiseen. Näin jokaisella hakijalla on mahdollisuus tuoda esiin tietoa kirjallisen hakemuksen lisäksi, ja rekrytointitiimillä on johdonmukainen pohja hakijoiden arviointiin.
Selkeät roolit tekevät suuren mittakaavan rekrytoinnista hallittavaa
Tämän mittakaavan rekrytointi alkaa jo kauan ennen hakemusten saapumista.
Rekrytoivat esihenkilöt ja rekrytoijat tunnistavat rekrytointitarpeet, määrittelevät profiilit ja valmistelevat videokysymykset ennen hakuajan alkamista. Prosessin aikana projektitiimi koordinoi rekrytointia, kun taas rekrytoivat esihenkilöt osallistuvat hakijoiden arviointiin ja live-haastatteluihin.
Tämä työnjako auttaa OP Pohjolaa rekrytoimaan satoja henkilöitä eri puolilta Suomea ilman, että jokainen tiimi joutuu luomaan omaa prosessiaan.
Myös hakijakokemus on tärkeä. Recrightin vuoden 2025 hakijakyselyssä tyytyväisyys OP Pohjolan kesärekrytoinnin videointerview-vaiheeseen oli 87 %.
Hakijat arvostivat erityisesti mahdollisuutta suorittaa haastattelu itselleen sopivana ajankohtana, nauhoittaa vastauksensa uudelleen tarvittaessa ja saada selkeät ohjeet prosessista.
Video hakemusvaiheen jälkeen
Toinen vaihtoehto on ottaa video käyttöön hakemusten ensimmäisen käsittelyn jälkeen.
Hakemus → Esikarsinta → Videointerview → Jatkohaastattelu → Päätös
Rekrytoijat tekevät ensin hakemusten perusteella esikarsinnan. Tämän jälkeen valitut hakijat suorittavat saman videointerview'n ennen kuin tiimi päättää, ketkä etenevät live-haastatteluihin.
Tämä antaa rekrytoijille enemmän tietoa kuin pelkkä hakemus, mutta vähentää tarvetta koordinoida erillisiä ensimmäisen vaiheen haastatteluja jokaisen esikarsinnassa mukana olevan hakijan kanssa.
Enemmän joustavuutta hakijoille ja rekrytointitiimeille
Hakijat voivat suorittaa haastattelun määritellyn vastausajan puitteissa itselleen sopivana ajankohtana. Rekrytoijat ja rekrytoivat esihenkilöt voivat käydä vastaukset läpi silloin, kun heidän aikataulunsa sen sallivat.
Tekoäly voi myös tuottaa videovastauksista litterointeja ja yhteenvetoja, mikä vähentää manuaalisen muistiinpanon tarvetta ja helpottaa olennaisten tietojen tarkastelua ennen jatkohaastatteluja.
Näin Volvo Cars hyödynsi videota graduate-rekrytoinnissa
Volvo Cars hyödynsi Recrightia Global Graduate Program -ohjelmassaan.
Noin 4 200 hakemuksesta kolme rekrytoijaa valitsi 300 hakijaa videointerview'hin. Heistä 100 eteni seuraavaan vaiheeseen.
Videointerview't antoivat rekrytointitiimille lisätietoa kirjallisten hakemusten lisäksi ja vähensivät yksittäisten haastattelujen koordinointiin tarvittavaa työtä.
"Recright lets us see how a person acts without meeting them."
— Linda Wall, rekrytoija, Volvo Cars
Suuren hakijamäärän rekrytointi voi silti tuntua henkilökohtaiselta
Tehokkuus ja hakijakokemus voivat helposti joutua vastakkain, kun hakijoita on tuhansia.
Organisaation näkökulmasta prosessin on oltava hallittava. Hakijalle työpaikan hakeminen on kuitenkin edelleen henkilökohtainen kokemus.
Video voi tuoda prosessiin inhimillisen elementin jo varhaisessa vaiheessa. Kysymykset voidaan esittää tulevan kollegan tai rekrytoivan esihenkilön toimesta, ja tiimivideot voivat esitellä tehtävää, työpaikkaa ja ihmisiä, joiden kanssa hakija mahdollisesti tulee työskentelemään.
Videovastaukset voivat myös tuoda esiin tietoa, jota on vaikea saada selville pelkän CV perusteella, kuten sen, miten hakijat kommunikoivat ja kuvailevat kokemustaan.
Skaalautuvan rekrytointiprosessin ei tarvitse muuttua persoonattomaksi. Hyvä rakenne voi vähentää toistuvaa koordinointia ja samalla jättää enemmän aikaa merkitykselliselle ihmisten väliselle vuorovaikutukselle myöhemmin prosessissa.
Hallitse koko rekrytointiprojekti Recrightissa
Suuret ja vuosittain toistuvat kesä-, trainee- ja graduate-rekrytointikampanjat voidaan hallita erillisinä projekteina Recrightissa organisaation muiden rekrytointien rinnalla.
Hakemukset, hakijaviestintä, videointerview't ja arvioinnit voidaan kaikki pitää samassa ympäristössä.
Tämä lähestymistapa on erityisen hyödyllinen, kun:
- hakemusten määrä on suuri
- useita tehtäviä tai liiketoimintayksiköitä rekrytoi samanaikaisesti
- mukana on paljon rekrytoijia ja rekrytoivia esihenkilöitä
- rekrytoivien esihenkilöiden on osallistuttava aktiivisesti arviointiin
- rekrytointikampanja toistetaan vuosittain
- projekti halutaan pitää erillään jatkuvasta rekrytoinnista
Monet suuremmat Recright-asiakkaat käyttävät tätä lähestymistapaa pääasiallisen hakijaseurantajärjestelmänsä rinnalla.
Tee rekrytoivien esihenkilöiden osallistumisesta helppoa
Suuret rekrytointiprojektit ovat usein riippuvaisia rekrytoivista esihenkilöistä, jotka eivät käytä rekrytointijärjestelmiä päivittäin.
Prosessia on helpompi skaalata, kun he voivat tarkastella hakijoita ja osallistua arviointiin ilman laajaa koulutusta tai jatkuvaa tukea rekrytointitiimiltä.
Yhteinen ympäristö helpottaa myös sitä, että kaikki mukana olevat työskentelevät saman tiedon pohjalta ja noudattavat samaa prosessia.
Näin kansainvälinen teräsyhtiö muutti kesärekrytointiaan
Eräs suuri kansainvälinen teräsyhtiö käyttää Recrightia nykyisen rekrytointijärjestelmänsä rinnalla suuren hakijamäärän kesärekrytoinnissa.
Yksittäinen tuotantolaitos saattoi vastaanottaa jopa 1 300 hakemusta. Hakemusten ja CV läpikäynti vei huomattavasti aikaa, eikä kirjallinen hakemus aina antanut riittävästi tietoa hakijan soveltuvuudesta.
Yritys otti Recrightissa käyttöön videointerview-vaiheen, jossa hakijat vastasivat kahteen ennalta määriteltyyn kysymykseen.
Tämä antoi rekrytoijille CV lisäksi lisätietoa hakijoista ja loi samalla johdonmukaisemman ensimmäisen arviointivaiheen eri tiimien ja liiketoimintayksiköiden välillä.
Rekrytoivat esihenkilöt pystyivät osallistumaan suoraan hakijoiden arviointiin ilman laajaa järjestelmäkoulutusta.
Noin kuuden viikon työ säästyi esikarsinnassa
Ensimmäisen vuoden aikana yritys arvioi säästäneensä noin kuuden viikon työmäärän, joka oli aiemmin kulunut hakemusten esikarsintaan.
Prosessi antoi rekrytoijille myös syvällisempää tietoa hakijoista ja johdonmukaisemman pohjan hakijoiden vertailulle.
Mitä yhteistä näillä rekrytointiprosesseilla on?
OP Pohjola, Volvo Cars ja kansainvälinen teräsyhtiö hyödyntävät Recrightia eri tavoin. Heidän rekrytointiprosesseistaan nousee kuitenkin esiin samoja käytännön oppeja.
Käytä johdonmukaista pohjaa arvioinnille
Kun hakijat vastaavat samoihin ennalta määriteltyihin kysymyksiin, rekrytoijilla on käytettävissään keskenään vertailukelpoista tietoa.
Tämä helpottaa olennaisten taitojen ja kokemuksen johdonmukaista arviointia.
Rakenna prosessi odotetun hakijamäärän mukaan
Tuhansia hakijoita, useita tehtäviä ja useita osallistujia sisältävä rekrytointiprosessi tarvitsee selkeät vaiheet, vastuualueet ja yhteisen toimintatavan.
Tee rekrytoivien esihenkilöiden osallistumisesta helppoa
Rekrytoivat esihenkilöt ovat tärkeä osa hakijoiden arviointia, mutta rekrytointi on yleensä vain yksi osa heidän työtään.
Mitä helpompaa heidän on ymmärtää, mitä heidän tulee tehdä ja osallistua prosessiin itsenäisesti, sitä helpompi koko prosessia on skaalata.
Säilytä hyvä hakijakokemus prosessin kasvaessa
Strukturoitu digitaalinen prosessi voi tukea suuria hakijamääriä ja samalla pitää arvioinnin johdonmukaisena sekä auttaa asettamaan hakijoille selkeät odotukset koko prosessin ajaksi.
Toistuvan koordinoinnin vähentäminen voi myös antaa rekrytoijille enemmän aikaa tilanteisiin, joissa ihmisten välinen vuorovaikutus on tärkeintä.
Miten voisit kehittää kesärekrytointiprosessiasi?
Jokaisella suurella rekrytointikampanjalla on oma yhdistelmänsä hakijamääriä, tehtäviä, tiimejä ja järjestelmiä.
Aloita tarkastelemalla, missä kohdissa nykyistä prosessiasi on vaikea hallita. Missä arviointi muuttuu epäjohdonmukaiseksi? Missä koordinointi vie liikaa aikaa? Missä rekrytoivien esihenkilöiden on vaikea osallistua?
Parempi rakenne voi tehdä kesä-, trainee- ja graduate-rekrytoinnista helpommin hallittavaa ilman, että arvioinnin laadusta tai hakijakokemuksesta tarvitsee tinkiä.