Eskilstuna kommun tog i bruk Recrights förinspelade videointervjuer hösten 2021 för att skapa en mer hållbar arbetsmiljö för personalen som handskas med rekrytering.
format_quote”Digitala snabbintervjuer var ej hållbara i längden. Med hjälp av Recright fick vi bättre arbetsmiljö och snabbare rekryteringsprocess.” —Karolina Borg, Rekryteringskonsult, Eskilstuna kommun
”Digitala snabbintervjuer var ej hållbara i längden. Med hjälp av Recright fick vi bättre arbetsmiljö och snabbare rekryteringsprocess.” —Karolina Borg, Rekryteringskonsult, Eskilstuna kommun
Eskilstuna kommun anställer och riktar kandidater till ett arbetsområde inom kommunen. Vid övervägning av kandidater ser de främst på språkkunskap, kommunikationsfärdigheter och olika tillstånd, som t.ex. körkort.
Eskilstuna kommun tog i bruk Recrights förinspelade videointervjuer hösten 2021 för att skapa en mer hållbar arbetsmiljö.
Den tidigare rekryteringsprocessen innefattade gruppintervjuer. Flaskhalsarna där var att det inte bokades in tillräckligt många personer, det blev fel personer och sedan kom covid.
Då förbjöds gruppintervjuer helt och hållet och rekryteringsteamet började istället med digitala snabbintervjuer med ett Teams-liknande verktyg.
“Vi var inte särskilt nöjda med de digitala snabbintervjuerna. Vi märkte redan i februari att det inte kommer att vara ett hållbart arbetssätt. Det tog på tok för lång tid och det var väldigt svårt att hålla motivationen uppe,” säger Karolina Borg, rekryteringskonsult vid Eskilstuna kommun.
Snabbintervjuerna skapade till slut större problem. Kandidatåterkopplingen blev lidande och verksamhetscheferna som anställer kandidaterna kände sig exkluderade.
format_quote“Med Recright har vi lyckats skicka ut kandidater tidigare, cheferna känner sig delaktiga och vi har skapat en mer hållbar arbetsmiljö.”
“Med Recright har vi lyckats skicka ut kandidater tidigare, cheferna känner sig delaktiga och vi har skapat en mer hållbar arbetsmiljö.”
Karolina Borg berättar mer om de två största svårigheterna med de digitala snabbintervjuerna: “Cheferna kände sig inte delaktiga, och det tog för lång tid. Dessa flaskhalsar öppnade vi genom att förnya processen.”
Borg bokade till slut in sig på ett Recright webbinarium och hösten 2021 genomfördes ett test med förinspelade videointervjuer.
“Med förinspelade intervjuer har vi lyckats göra kandidater såväl som chefer nöjda, spara massvis med tid, höja kvaliteten, samt förbättra arbetsmiljön.”
Vid övervägning av metoder för en snabbare, effektivare och mer hållbar massrekrytering hittade Borg inspiration via sitt nätverk. Recright rekommenderades starkt av Linköpings kommun, som själva använt sig av förinspelade videointervjuer i volymrekrytering.
Borg anser att Recright gjort återkopplingen snabbare. Det var även lättare att hitta rätt kandidater: “Nu väntar kandidaterna max en vecka på svar. Vi har även utrymme att skicka ut fler intervjuer. På så sätt hittar vi guldkornen som verkligen vill jobba hos oss.”
I testet som utfördes med Recright hösten 2021 anställde Eskilstuna kommun 253 personer jämfört med 158 personer från året innan.
format_quote“Med Recright flyter processen på bra.”
“Med Recright flyter processen på bra.”
Processen innefattar urvalsfrågor och en förinspelad videointervju. Rekryteraren bokar sedan in ett möte för att se på intervjuerna tillsammans med verksamhetscheferna. De hinner gå igenom 8-10 intervjuer på 2 timmar. Processen avslutas med en digital referenstagning. Efter det blir kandidaten anställd.
Borg spelade in frågorna som hon själv använt i den tidigare rekryteringsprocessen. Detta innefattar 9 frågor och en öppen fråga. Även om det är en del frågor i ett tidigt skede av processen har det funkat bra.
Bland annat efterfrågas:
– Språkkunskap (som finska)
– Tillstånd (som bilkörkort)
Både kandidaterna och verksamhetscheferna är nöjda med videointervjuerna. Cheferna känner sig delaktiga medan 90% av kandidaterna har klickat på ‘tummen upp’ i Recrights feedback-funktion.
Eskilstuna kommun har inkluderat chefer, återkopplat snabbare, sparat tid för behöriga, höjt kvaliteten och förbättrat arbetsmiljön.
“Vi lägger en hel del tid på att skicka ut påminnelser. Utan Recright hade allt tagit för lång tid. Vi hade ej fått utrymme för att hitta de rätta kandidaterna eller inkludera verksamhetscheferna. Vi hade fortsatt med ett tråkigt och repetitivt system som gör det svårt att hålla motivationen uppe.”
Borg förklarar fördelarna med förinspelade videointervjuer: “Målet var inte att kapa tid. Men vi har sparat massor. Vi ville höja kvaliteten samt fördela jämnare och planera bättre för en effektivare och mer hållbar arbetsmiljö. Vilket vi nu gjort.”
Borg ser hur antalet no-shows har minskat. De erbjuder även andra lösningar för kandidater som är obekväma framför kameran. “Vi har inte lika många no-shows. Det finns såklart personer som är ovilliga att spela in sig själva. Vi ger dem andra möjligheter, som en liveintervju.”
format_quote”Cheferna är nöjda. Även bemanningsenheten vi jobbar tätt ihop med är nöjd.”
”Cheferna är nöjda. Även bemanningsenheten vi jobbar tätt ihop med är nöjd.”
Eskilstuna kommun kan varmt rekommendera Recright för rekrytering i volym samt för en mer hållbar arbetsmiljö.
Karolina Borg ger tips till den som befinner sig i en ohållbar, icke-motiverande arbetsmiljö. “Gå igenom olika delar i era processer och kartlägg:
– Vad gör vi idag?
– Vad händer här?
– Var skavar det?
Se även till att rita allt. Whiteboardtavlan är din bästa vän. Samt ställ frågor till olika samarbetspartners (vår bemanningsenhet hjälpte oss att kartlägga våra flaskhalsar).”
Eskilstuna kommun kommer att fortsätta använda Recright för att hålla chefer, kandidater och bemanningsenheten nöjda. Nästa utmaning är bland annat att effektivisera onboardingen av vikarier. Men det är en helt annan flaskhals.
