Rekrytointipäätökset tehdään liian myöhään prosessissa

Haastattelut on tehty.

Kaikki ovat tavanneet kandidaatit. Muistiinpanoja on kirjoitettu. Palautetta on jaettu.

Ja silti mitään ei ole oikeastaan vielä päätetty.

Siksi tiimi varaa loppupalaverin, jossa kandidaatit käydään läpi. Siellä päätöksen odotetaan syntyvän.

Pinnalta katsottuna tämä on järkevää. Halutaan tavata kaikki ensin, kerätä eri näkökulmia ja huomioida kokonaisuus ennen päätöstä.

Se tuntuu huolelliselta. Perusteelliselta.

Mutta tällainen toimintatapa johtaa usein tiettyyn ongelmaan: prosessi kerää hyvin havaintoja, mutta ei muunna niitä riittävän selkeäksi pohjaksi päätöksenteolle.

Aineisto ei ole suoraan vertailukelpoista

Kun loppukeskustelu alkaa, materiaalia on yleensä paljon: haastatteluja, muistiinpanoja, havaintoja ja eri henkilöiden kommentteja.

Mutta aineisto ei ole suoraan vertailukelpoista.

Yksi haastattelija on painottanut kokemusta. Toinen on kiinnittänyt enemmän huomiota viestintään. Kolmas on noudattanut haastattelurunkoa tarkasti, mutta vain osan aikaa. Osa muistiinpanoista on yksityiskohtaisia. Osa kuvaa lähinnä sitä, mikä jäi mieleen.

Mikään tästä ei ole välttämättä väärin.

Mutta se ei muodosta vahvaa pohjaa vertailulle.

Kun tiimi sitten tekee päätöstä, he eivät vertaile vain kandidaatteja. He joutuvat myös tulkitsemaan näkemäänsä.

Päätös rakentuu huoneessa

Keskustelu alkaa täyttää aukkoja. Joku selittää, miksi kandidaatti vaikutti vahvalta. Toinen tuo esiin huolen, joka ei päätynyt muistiinpanoihin. Kolmas nostaa esiin havainnon, joka ei tullut esiin muissa haastatteluissa.

Vähitellen kokonaiskuva alkaa hahmottua.

Mutta se hahmottuu myöhään.

Ei prosessin aikana, vaan keskustelussa.

Tällä on enemmän merkitystä kuin usein ajatellaan. Tässä vaiheessa päätös perustuu vähemmän siihen, mitä on johdonmukaisesti havaittu, ja enemmän siihen, mitä voidaan muistaa, selittää ja yhdessä hyväksyä. Prosessi on tuottanut paljon havaintoja, mutta liian vähän jaettua arviointia.

Siksi loppuvaiheen rekrytointikeskustelut tuntuvat usein raskaammilta kuin odotettiin.

Ei siksi, että kandidaatteja olisi poikkeuksellisen vaikea erottaa toisistaan. Useammin siksi, että prosessi ei ole tehnyt heistä riittävän vertailukelpoisia.

Lisää inputia ei ratkaise ydinhaastetta

Yleinen reaktio on lisätä kaikkea. Lisää haastatteluja. Lisää palautetta. Lisää näkökulmia.

Se kuulostaa järkevältä, mutta harvoin ratkaisee ydinhaastetta.

Lisää inputia tarkoittaa usein enemmän vaihtelua. Enemmän vaihtelua tekee vertailusta vaikeampaa. Ja kun vertailu vaikeutuu, varsinainen arviointi siirtyy entistä myöhemmäksi.

Ongelma ei siis ole tiedon puute.

Ongelma on se, että tieto ei muutu rakenteiseksi arvioinniksi.

Haaste alkaa paljon aiemmin

Ulkopuolelta tämä voi näyttää päätöksenteko-ongelmalta. Liikaa mielipiteitä. Liian vähän yhteistä näkemystä. Vaikeita valintoja.

Mutta haaste alkaa usein paljon aiemmin.

Se alkaa, kun kriteerit ymmärretään hieman eri tavoin. Kun haastattelut lähtevät eri suuntiin. Kun arviointi tehdään vasta keskustelun jälkeen eikä sen aikana. Kun muistiinpanot kuvaavat vaikutelmia sen sijaan, että ne tukisivat yhteistä arviointia.

Mikään tästä ei pysäytä prosessia. Kandidaatit etenevät. Haastattelut pidetään. Kaikki kokevat olevansa mukana.

Mutta samalla prosessi siirtää huomaamatta varsinaista työtä: riittävän selkeän arvion rakentamista prosessin aikana.

Siksi monet rekrytointipäätökset tehdään liian myöhään. Ei siksi, että tiimit toimisivat huolimattomasti, vaan siksi, ettei prosessia ole rakennettu tukemaan jäsenneltyä arviointia alusta loppuun.

Vahvemmissa prosesseissa loppukeskustelu on erilainen

Vahvemmissa rekrytointiprosesseissa loppukeskustelu tuntuu erilaiselta.

Ei dramaattisesti erilaiselta. Vaan yksinkertaisemmalta.

Tarvetta palata tulkitsemaan yksittäisiä haastatteluja on vähemmän. Täydennettäviä aukkoja on vähemmän. Vähemmän keskustelua siitä, mitä joku tarkoitti tai kuinka paljon painoarvoa yhdelle haastattelulle pitäisi antaa.

Keskustelu etenee sujuvammin, koska suuri osa työstä on jo tehty.

Kandidaatteja on arvioitu samoja kriteerejä vasten. Havainnot on kirjattu tavalla, jonka muut voivat ymmärtää. Arviointi on riittävän jäsenneltyä, jotta vertailu onnistuu ilman, että kokonaiskuva täytyy rakentaa uudelleen lopussa.

Päätöksen tekevät edelleen ihmiset. Mutta sitä ei rakenneta viime hetkellä.

Se on alkanut muodostua jo aiemmin.

Tämä on usein todellinen ero prosessin välillä, joka on aidosti systemaattinen, ja prosessin välillä, joka vain näyttää siltä.

Heikkous tulee näkyväksi lopussa

Rekrytointipäätökset harvoin epäonnistuvat loppukeskustelussa. Siellä heikkous vain tulee näkyväksi.

Useimmiten ongelma syntyy aiemmin, kun prosessi kerää havaintoja ilman, että se rakentaa samalla yhteistä arviointia.

Ja silloin päätös joudutaan lopulta kokoamaan liian myöhään – muistin, tulkinnan ja yhteisymmärryksen varaan.

Parempi prosessi ei ainoastaan anna enemmän tarkasteltavaa.

Se auttaa tekemään havainnoista jotain, jonka varaan päätös voidaan oikeasti rakentaa.