Tips för att bygga en hel intervjuprocess på distans

Trots de osäkra tider vi går igenom, så är det fortfarande många företag som rekryterar. Vi ställer oss nu inför en helt ny sorts utmaning. Traditionella anställningsintervjuer är för närvarande inte möjliga, och vi vet inte om eller när vi kan överväga dem i framtiden.

Då vi har rekommendationer att stanna hemma, samt för hälsa och säkerhet för både rekryterare och kandidater, så är det bästa alternativet att bygga en hel anställningsprocess på distans.

Att göra det hjälper inte bara i en COVID-19-värld, utan även efter. Vi vet inte hur det nya normala kommer att bli, och att ha processen klar för att ställa in via distans kan bara gynna dig och dina kandidater, oavsett om du anställer människor i ditt område eller från hela världen.

Vi pratade med Malin Westman, Senior rekryteringsspecialist på Volvo Personvagnar, för att lyssna på hennes syn på en intervjuprocess via distans — här är fyra konkreta tips som du kan implementera i din organisation.

Gör ett urval av dina kandidater genom förinspelade videointervjuer

En bra lösning inför ett urval för alla sorters roller är förinspelade videointervjuer. Speciellt i dessa tider är videointervjuer viktigare än någonsin. Med förinspelade videointervjuer kan du enkelt filtrera ut kandidater tidigt i processen. Denna metod är extra användbar när du har ett stort antal sökande. Du får en bättre uppfattning om någons personlighet genom att se hur de blir bättre på video, vilket hjälper dig att hitta dina toppkandidater.

Videofrågor och svar kan spelas in var som helst, när som helst. Det gör det enklare för kandidaterna. De kan svara på dina frågor när det passar dem, istället för att komma överens om en speciell tid och plats.

Denna lösning är användbar för både överordnade roller och högre positioner - låt oss gå igenom ett par exempel för att illustrera detta ännu mer.

Urval för jägarroller

När vi frågade om urvalet för aktuella kandidater för en ledarroll, så hade Malin Westman från Volvo Cars ett bra exempel att berätta om.

Hon förklarade att för deras Volvo Engineering Student Concept (VESC) programmetoch så fick de runt 350 sökande. De började manuellt göra ett urval av kandidaterna genom att se om deras utbildningsbakgrund var relevant för rollen. Efter det första steget skickade de videointervjuer till cirka 100 av de bästa kandidaterna.

''Jag använde Recrights förinspelade videointervjuer i urvalsprocessen innan jag ringde kandidater och schemalagde personliga möten eller liveintervjuer. Det är bra när du har massor av kandidater, och det får mig att göra mitt arbete mer effektivt, förklarar Malin.

Hon fortsätter att berätta. 'Jag gillade att använda videointervjuer för att du får en personlig titt på dina kandidater, du ser hur de blir bättre och reagerar. Det är inte alltid deras svar som är viktigast, men hur de hanterar sig själva i denna situation säger en hel del om dem som personer.”

Enligt Malin gör förinspelade videointervjuer hela urvalsprocessen väldigt smidigt. 'Tillsammans med sina egna bedömningar är videointervjuer verkligen ett bra sätt att genomföra urvalsprocessen på. Och det är inte bara för studenter eller barnrollsinnehavare.”

Urval för en ledning och högre positioner

Som nämnt, så fungerar förinspelade videointervjuer lika bra för högre positioner, och Malin Westman har stor erfarenhet av detta också. I sin tidigare roll använde hon videointervjuer för att göra urval inför roller som säljchefer, VD, ekonomichefer, processingenjörer och produktionschefer.

Malin förklarar att när hon anställdes för VD-roller, så kunde hon ta emot flera ansökningar och det var viktigt för henne som rekryteringskonsult att noggrant kolla igenom dessa kandidater. Enligt Malin är det viktigt att vara så tydlig som möjligt angående varje steg i anställningsprocessen och kommunicera vikten av varje steg till kandidaterna.

'Inför en av VD-rollerna för några år sedan fick jag nästan 100 ansökningar och massor av samtal från kandidater. Jag lärde mig att vara tydlig i min kommunikation och säga att jag inte tar emot samtal. Om de hade snabba frågor bad jag dem att skicka ett mail.” summerar hon. ''Sen förklarade jag syftet med videointervjun. ' Malin säger också att hon gjorde kandidatbedömningar utöver videointervjuerna, så det slutade med att hon bara träffade åtta kandidater i de sista intervjuerna.

Här på Recright använde vi också förinspelade videointervjuer när vi anställde vår VD.

Använd liveintervjuer som ett alternativ till en riktig intervju

Ett annat sätt att implementera videointervjuer i din anställningsprocess är genom att ersätta riktiga intervjuer med möten på distans. När du ställer in via distans måste du återskapa det traditionella mötesrummet i en digital plattform, såsom Google Hangouts, Skype, Zoom och vår plattform Recright, som låter dig spela in intervaller för att analysera senare.

Det är en bra idé att fortfarande hantera liveintervjuer likadant som vanliga intervjuer. Så, precis som du brukar göra, förbered frågorna innan och försök att hålla en konversation - det hjälper till att hålla dina kandidater avslappnade. Det är också en bra idé att ta bort alla onödiga distraktioner. Håll dig i ett tyst rum, lägg bort din telefon och ha intervjun på helskärm hela tiden.

Du kan också testa din teknik innan själva intervjun för att bli bekant med dina verktyg och för att undvika att låta tekniska problem störa intervjun. Ha också en plan B om något går fel för båda håll.

Skapa en standardiserad videointervjuprocess

När du börjar genomföra videointervjuer bör målet alltid vara att bygga en konsekvent och hållbar rekryteringsprocess med ditt team. På detta sätt är det enkelt för nya rekryterare och verkställande chefer att förstå hur saker och ting genomförs i ditt företag. Det håller också processen konsekvent från kandidatsidan, vilket också skapar en bättre kandidatupplevelse.

Träna dina chefer att använda video

Du kan organisera utbildningar genom distans och spela in alla chefers utbildning som videor så att de blir lättare att dela i framtiden. På Recright, till exempel, så satte vi ihop videoguider inför de olika stegen i intervjuprocessen.

Dela intervjutips, de de bästa övningarna and intervjufrågor passera för olika roller med alla i ditt företag som är involverade i rekryteringen.

Malin delar ett par användbara frågor de använde när de anställde studenter för VESC-programmet: Varför de vill arbeta för företaget, vad de anser att de kan bidra med och hur de samarbetar med andra studenter.

Så kom till specifika frågor för rollen i frågan, istället för att bara köra på den klassiska ”Var ser du dig själv om fem år”, oavsett vilken roll du ställer in för. På det sättet får du värdefull information från dina kandidater och kommer att se om de passar in i rollen eller inte.

Kommunicera inom din videoplattform

När du kan betygsätta kandidater och skriva kommentarer på samma ställe, så är det lättare att säkerställa transparensen inom det verkställande teamet. När hela processen är tydlig och transparent, så kan rekryterare och verkställande chefer utmana varandras val och diskutera valet mer detaljerat. Detta resulterar i att det minskar partiskheten och säkrar rättvisa i anställningsbeslut.

Förklara kandidaternas förväntningar

Tydlig kommunikation med kandidaterna är alltid viktigt, och det gäller också när du ställer in via distans. Dela med kandidaterna att du gör en hel anställningsprocess på distans och förklara vilka verktyg de behöver, bekräfta att deras ansökan har kommit in och dela en tidsplan och översikt över processen. Håll dina kandidater informerade genom varje steg i processen, och när du är osäker, överkommunicera.

”Det är viktigt att regelbundet kommunicera med kandidater under dessa omständigheter, men det är alltid viktigt för mig”, förklarar Malin. ”Jag hör till alla kandidater två gånger under perioden efter att de ansökt genom ett automatiskt svar från vårt system. Jag skickar ett mail till alla kandidater för att säga att vi jobbar med det, men har inte ett svar än. I dessa COVID19-tider, så informerar jag dem om vissa rekryteringsprocesser är lagda på is och när det kommer att börja igen ”fortsätter hon.

Det är också en bra idé att förklara syftet med förinspelade videointervjuer. Malin förklarar: ”Det är viktigt att introducera videointervjuer på rätt sätt till kandidater, och förklara vad målet för videointervjun är. Jag säger 'Detta är bara för mig för att få en bättre översikt över vem du är'. Om du beskriver det på ett bra sätt från början kommer kandidaterna att förstå meningen och bli mer avslappnade.”

Även om människor börjar bli mer vana med distansprocesser, så är det aldrig en dålig idé att se till att kandidaterna är medvetna om varför saker görs på ett visst sätt.

Om du vill lära dig mer om att skapa en smidig rekryteringsprocess kan du läsa om hur vi uppmanar vår kund JYSK att göra sin rekryteringsprocess via distans.

Skaffa rätt verktyg för rekrytering på distans

Slutligen, för att skapa en smidig rekryteringsprocess på distans och en bättre kandidatupplevelse, så behöver du se till att skaffa rätt verktyg.

Intervjua kandidater

Om du överväger videointervjuer, då behöver du hitta en videorekryteringsplattform som tillåter både förinspelade och liveintervjuer - speciellt om du börjar få många sökande.

Recright är enkelt att använda och det är bra att du kan använda både live och förinspelade videointervjuer. Det känns som ett modernt verktyg och det integreras med vårt rekryteringssystem, förklarar Malin.

Om du vill veta mer om vad du kan göra med Recright, så kan du läs mer om vår produkt här.

Spåra och bedöma kandidater

Det bästa valet är ett verktyg som låter dig genomföra alla nödvändiga uppgifter inom samma plattform. Till exempel, ha alla relevanta verktyg för att spåra kandidater och kommentera deras ansökningar och framsteg inom samma system är en faktor som kan göra processen smidig.

Vissa system som Smarta rekryterare, en av våra integrationspartners, inkluderar också kandidatbedömning och testverktyg för färdigheter som ofta kan vara användbara när du jämför ansökningar.

Kommunicera med kollegorna

Det är en bra idé att använda en plattform för meddelanden inom företaget såsom Slack för intern kommunikation om rekryteringsprocessen, och kommunicera med kollegor om kandidater direkt på deras videor.

När du använder en plattform för meddelanden inom företaget är det också lättare att övervaka så att bara de relevanta personerna har tillgång till informationen om processen, och att konfidentiell information hålls konfidentiell.

Kandidatkommunikation

För att säkra en grym kandidatupplevelse, glöm inte att lägga till något speciellt i din kommunikation med kandidaterna. Till exempel kan du skicka personliga meddelanden och automatiska meddelanden för generella uppdateringar genom din ATS, eller använda en virtuell rekryteringsassistent som TalentAdores (en av våra integrationspartners) för att skicka meddelanden till dig.

Håll kandidaterna informerade och medvetna om alla svängar i processen, så att deras upplevelse av ditt företag kommer att hållas positiv - även om du väljer en annan person för rollen.

Vill du veta mer?

Om du ställer in just nu, eller vet om behov du behöver senare, så borde du se hur enkelt det är att ställa 100% på distans.

Om du har några fler frågor, tveka inte att kontakta oss för mer information.